書類を郵送するとき、書類の種類によっては定められた方法で送らなくてはいけません。また、相手に届いたのかを確認するために、追跡が可能な郵送方法を利用したほうが良い場合もあります。本記事では書類の郵送方法や書類を郵送するときの注意点も併せて解説します。

書類を郵送する前に確認すること

書類の郵送は、その書類がどんなものかによって郵送方法が変わりますが、法で定められた送付方法もあるので確認しておきましょう。

 

重要書類発送には法に定められた方法がある

重要書類の中でも、「信書」の場合は法で送付方法が定められています。信書は郵便法第4条第2項、民間事業者による信書の送達に関する法律第2条第1項で「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と規定されています。

「特定の受取人」は差出人がその意思又は事実の通知を受ける者として特に定めた者で、「意思を表示し、又は事実を通知する」とは、差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えることです。

では「文書」は何かというと、文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のことです（電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません）。

総務省では信書として認定された事例を挙げていますので、参考までに引用します。

信書に該当する文書

■請求書の類	【類例】納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト（診療報酬明細書等）、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書
■会議招集通知の類	【類例】 結婚式等の招待状、業務を報告する文書
■許可書の類	【類例】 免許証、認定書、表彰状 ※カード形状の資格の認定書などを含みます。
■証明書の類	【類例】印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し ◇健康保険証、◇登記簿謄本、◇車検証、◇履歴書、◇給与支払明細書、◇産業廃棄物管理票、◇保険証券、◇振込証明書、◇輸出証明書、◇健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書
■ダイレクトメール	文書自体に受取人が記載されている文書
	商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文書

 

信書に該当しない文書

■書籍の類	【類例】新聞、雑誌、会報、会誌、手帳、カレンダー、ポスター、◇講習会配布資料、◇作文、◇研究論文、◇卒業論文、◇裁判記録、◇図面、◇設計図書
■カタログ	【類例】◇専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシ、◇店頭での配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレット
■小切手の類	【類例】手形、株券、◇為替証券
■プリペイドカードの類	【類例】商品券、図書券、◇プリントアウトした電子チケット
■乗車券の類	【類例】航空券、定期券、入場券
■クレジットカードの類	【類例】キャッシュカード、ローンカード
■会員カードの類	【類例】入会証、ポイントカード、マイレージカード
■ダイレクトメール	専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシのようなもの
	専ら店頭における配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレットのようなもの
■その他	◇説明書の類（市販の食品・医薬品・家庭用又は事業用の機器・ソフトウェアなどの取扱説明書・解説書・仕様書、定款、約款、目論見書）、◇求人票、◇配送伝票、◇名刺、◇パスポート、◇振込用紙、◇出勤簿、◇ナンバープレート

※ ◇印は総務省における個々の相談において判断された事例。

出典：総務省│信書のガイドライン

 

信書は原則として日本郵便のみが扱えますが、国の許可を得た民間企業から送ることも可能です。

日本郵便で信書を送る場合は、定型郵便、定形外郵便、レターパック、EMSを利用するので、そう難しいことではありません。

 

書類の郵送方法

書類を郵送するときは、宛先と宛名、そして送り手の住所・氏名を忘れずに記入して必要な切手や料金を払います。

 

普通郵便

普通郵便は定形封筒に切手を貼って送る方法で、もっとも一般的に利用されています。

ただし、途中で紛失したり、誤配達があって届いていなくても追跡ができないため、重要な書類の郵送には向いていません。

 

書留

書留は受取までの過程を記録してくれるので、万一相手に届いていない場合は原因を特定しやすく、賠償金も申込時の範囲内で保証されます。

書留には現金に特化した現金書留のほか「一般書留」と「簡易書留」があり、書類を送る場合は後者のどちらかを利用します。

■書留の種類

レターパック

レターパックは専用の封筒でA4サイズ・4kgまでの荷物や信書を送ることができるサービスです。対面で相手に渡して受領印をもらえる「レターパックプラス」（全国一律520円）と郵便受けに届ける「レターパックライト」（全国一律370円）があります。

土日・祝日も配送してくれるので利便性が高いサービスです。

レターパックはポスト投函が可能ですが、厚みとポストのサイズによっては入らない場合もあります。その場合は窓口で出すか、集荷に来てもらいましょう。

 

 

書類を郵送するときの注意点

書類を郵送するときに、会社名+担当係宛の場合は「御中」で締めてください。返信用封筒が同梱されている場合は「行」となっている場合がありますが、斜線を引いて「御中」と書きましょう。

そのほかにも以下のような注意点があります。

 

郵送方法に指定がないかどうか

重要書類の返送や郵送方法は指定されていることがあります。たとえば書留やレターパックなどと具体的に指定されていることもあれば、追跡や補償のある郵送方法とだけ指定されていることもあります。注意書きを必ず読んで郵送しましょう。

 

書類が折れないようにする

大型の封筒やレターパックで郵送するときは、書類が折れないようクリアファイルに入れて送るようにします。端だけはみ出して折れたりしないよう、クリアファイルのサイズと書類のサイズは合わせましょう。

 

郵便局の窓口に出す

重さや大きさなどで料金不足になると受け取る側が不足分の郵便料金を払うことになります。
もしくは料金不足で戻ってくることもありますので、大きさや重さに不安がある場合には郵便局の窓口から出しましょう。

 

 

就活や確定申告の書類の郵送方法は？

就活ではWEBでのエントリーが多いですが、企業によっては郵送で受け付けている場合もあります。また、確定申告で書類を送りたい人も少なくありません。

これらの重要書類について郵送方法を知っておきましょう。

 

就活

エントリーシートを送るときは、折りたたんで定型郵便で送る方法もありますが、少しでも良い印象を持ってもらいたいのであれば、エントリーシートをクリアファイルに入れ、折らないで送れる大きめの角型2号封筒か、レターパックプラスの封筒がおすすめです。

 

就活では宛名で（株）など略した書き方はせず、「株式会社」ときちんと明記しましょう。担当者の名前が指定されている場合は「様」、係あてであれば「御中」と書きます。

 

確定申告

確定申告の書類を税務署に送りたい場合は、郵送方法は指定されていません。普通郵便でもかまいませんが、普通郵便は追跡ができません。
確定申告の時期はたくさんの書類が税務署に届くため、万が一ということも考えられます。そのため、きちんと届いたか確認できる特定記録がおすすめです。
特定記録は手渡しの配達ではありませんが、書留だと手渡しになり、受け取りの手間を作らせてしまうためあまりおすすめはできません。

 

 

まとめ

大切な書類は、相手に確実に届くように日本郵便を利用して送りましょう。特に重要な書類は「信書」といって送り方が規定されているものがあります。利用できるのは定型郵便、定形外郵便、レターパック、EMSです。
信書でなくても重要な書類は書留やレターパック、特定記録などを利用しましょう。

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